各部門、各項目部、分公司：

為了進一步提升公司文件管理的規(guī)范化水平，確保各類文件的準(zhǔn)確性和可追溯性，現(xiàn)就規(guī)范各類文件的編制、審批、存儲及歸檔等流程，特發(fā)布本通知。請各部門、各項目部、分公司認真閱讀并遵照執(zhí)行。

一、文件分類與命名規(guī)范

1.文件分類：根據(jù)文件內(nèi)容和用途，將文件分為政策制度類（包括國家、自治區(qū)、盟委、盟國資委相關(guān)政策及公司各類制度）、業(yè)務(wù)管理類（包括合同、匯報、申請、總結(jié)、信息等）、技術(shù)文檔類（包括證書、檔案等）、會議紀(jì)要等幾大類，并設(shè)立相應(yīng)目錄進行存放。

2.命名規(guī)范：文件命名應(yīng)采用“公司名稱+項目部+文件標(biāo)題”的格式，如“錫盟眾興物業(yè)管理有限公司+黨校項目部+9月份工作匯報”。確保文件名能夠清晰反映文件內(nèi)容，便于檢索和識別。

二、文件編制與審批流程

1.編制：文件編制應(yīng)明確目的、內(nèi)容、適用范圍及執(zhí)行要求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。編制完成后，需進行內(nèi)部審核，確保無誤后提交辦公室審批。

2.審批：文件審批按照規(guī)定的流程進行，涉及多個部門或崗位的需逐級審批，各部門、各項目部、分公司審批完成后報辦公室。審批過程中，應(yīng)對文件內(nèi)容進行仔細審查，確保內(nèi)容無誤并符合公司規(guī)定和實際需求。

三、文件存儲與歸檔

1.存儲：已審批通過的文件統(tǒng)一存儲在公司辦公室，確保文件可隨時查閱，各部門、各項目部、分公司應(yīng)同時備份留存文件，防止文件數(shù)據(jù)丟失。

2.歸檔：對于已失效或不再使用的文件，應(yīng)及時進行歸檔處理。歸檔文件應(yīng)分類存放，并建立相應(yīng)的索引，以便后續(xù)查閱。

四、文件使用與保密

1.使用：各部門、各項目部、分公司和崗位在使用文件時，應(yīng)遵守公司規(guī)定，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時效性。同時，應(yīng)妥善保管文件，防止泄露和損壞。

2.保密：涉及公司機密或敏感信息的文件，應(yīng)嚴格按照保密要求進行管理。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。

本通知自發(fā)布之日起執(zhí)行，各部門、各項目部、分公司在執(zhí)行過程中如有疑問或建議，請及時向辦公室反饋。

希望各部門、各項目部、分公司能夠充分認識到規(guī)范文件管理的重要性，切實履行文件管理的各項職責(zé)，共同推動公司文件管理水平的提升。

特此通知

附件：各類文件格式

錫盟眾興物業(yè)管理有限公司

2024年10月14日